Case RPA – Automação do pagamento de IPTU para uma Construtora

Webinar RPA
Automação de processos de maneira escalável e sustentável

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Há uma corrida pela automação de processos com RPA. Os benefícios são inegáveis. A automação tornou-se uma questão estratégica, para ganho de competitividade ou mesmo de sobrevivência das empresas. No entanto, há muitas dúvidas a respeito das melhores práticas de automação.

  • Quais processos devem ser automatizados?
  • Dentre estes processos, quais devem ser priorizados?
  • Quais as melhores ferramentas de automação RPA?
  • É possível automatizar com ferramentas open-source?
  • Como tratar os dados sensíveis usando automações RPA?
  • Como arquitetar as automação para facilitar a manutenção e a escalabilidade?
  • Como automatizar sem gerar outros gargalos nos processos?

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O Desafio

O cliente, uma grande construtora brasileira que está há mais de 50 anos no mercado, tinha que lidar todo mês com um processo que, apesar de teoricamente simples, é dispendioso: o processamento das solicitações de pagamento de IPTU do estoque de imóveis e terrenos. Isso consumia a capacidade produtiva de dois ou três analistas ao longo do mês, dependendo das datas de vencimento.

Diversas características (repetitividade, possibilidade de roteirização, ausência de subjetividade etc.) faziam desse processo um candidato ideal para a implementação de uma RPA.

A Solução

Após análises de todas as etapas do processo manual (que se iniciava com a geração de uma planilha de controle, passava pela obtenção de boletos nos sites das prefeituras, e era concluído com o armazenamento dos dados de pagamento), foi programado um robô RPA capaz de assumir esta rotina.

O robô coleta a segunda via das faturas, realiza o cadastramento no SAP para solicitar os pagamentos. Após a aprovação dos gestores responsáveis, o robô  armazena a documentação referente ao pagamento em repositório de histórico e atualiza o controle inicial via Excel.

Por se tratar de um processo que envolve pagamentos e dados sensíveis, foi implementado em conjunto um software de cofre de dados sigilosos (senhas etc.), garantindo o máximo de segurança. O robô somente enxerga os dados em tempo de execução e nenhum usuário mal intencionado consegue acesso às informações.

É incomum uma prefeitura dispor de uma API para emissão dos boletos de IPTU. Por isso, foi necessário preparar o robô para navegar nos websites das prefeituras, tendo de transpor barreiras de captcha.

Além disso, o robô é inteligente para para retomar o processamento em caso de falhas de qualquer natureza e os usuários são notificados quando ocorre qualquer problema.

Hospedado na nuvem, o robô não depende de hardware ligado para executar as tarefas e roda em formato headless (sem exibição da interface ao longo da execução).

Cabe destacar que a solução RPA está baseada totalmente em software open source (embora use uma API com custo de US$7/mês), tornando-a ainda mais vantajosa em termos de custo. A “casa” do robô, por assim dizer, é uma VM Windows Server na AWS – infraestrutura que foi escolhida pelo cliente.

A arquitetura do robô foi modularizada para que haja fácil desacoplamento de qualquer etapa que venha a mudar e facilite manutenções corretivas/evolutivas.

O Resultado

Na demonstração humana do processo, foram necessárias duas horas para operar os IPTUs de 23 imóveis. O robô foi capaz de operar os IPTUs de 27 imóveis em cerca de apenas 8 minutos (sendo 5 minutos do início do processo à pendência de aprovação no SAP, e menos de 3 minutos para concluir o restante após a aprovação).

Além do imenso ganho de produtividade, foi possível liberar os analistas para usar suas habilidades em tarefas com maior valor agregado ao negócio.

Este é um excelente exemplo de como uma tarefa simples e repetitiva pode consumir muitas horas de trabalho da sua equipe. A robotização pode agregar valor mesmo nas rotinas mais simples de uma empresa. Com a implantação em escala, qualquer empresa pode alcançar altos padrões de eficiência.

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