Case Jira Service Management – Agilizando Processos Internos

O Jira Service Management é uma solução da Atlassian que foi adotada este ano internamente na Prime Control com grande sucesso – e, conforme as equipes envolvidas adaptam seus processos, os resultados evoluem continuamente.

O Jira Service Management é uma ferramenta versátil para gestão de chamados. É bastante popular entre profissionais de tecnologia, porém sua aplicabilidade é ampla. Pode ser usada como ferramenta de atendimento aos clientes ou mesmo como interface entre diferentes equipes dentro de uma mesma organização. Portanto, o Jira Service Management pode ser adotado por empresas de todos os segmentos e portes, por apenas um departamento ou de maneira integral. Todas as solicitações, chamados, suportes, tickets podem ser centralizados e gerenciados usando esta ferramenta.

Departamento Pessoal e Controladoria mais eficientes com Jira Service Management

A Prime Control usa o Jira Service Management para organizar as solicitações feitas ao Departamento Pessoal e à Controladoria, uma iniciativa que está sob os cuidados da controller, Marissa Reis. “Houve uma melhora significativa e instantânea no cumprimento de prazos”, explica Marissa, que gerencia pedidos muito variados.

No Departamento Pessoal, por exemplo, uma série de serviços foram movidos para o Jira Service Management: Distrato, Bonificação por indicação; Promoção/Alteração Salarial; Inclusão e exclusão de titulares e dependentes em plano de saúde; Solicitação de admissão; solicitação de desligamento. Na Tesouraria, diversos serviços também passaram a ser controlados na nova plataforma: Solicitação de pagamento; Solicitação de comprovante de pagamento; Solicitação de adiantamento de viagem; Solicitação de reembolso.

Antes, eram usadas plataformas diferentes, dependendo do tipo de pedido, e o andamento era informado via troca de e-mails. Marissa sinalizou a necessidade de uma ferramenta que fosse unificada e trouxesse maior agilidade ao atendimento. Foi aí que entrou o Jira Service Management.

Existem dois tipos de usuário: o agente (que lida com as solicitações; no caso, membros do DP e da Controladoria) e o solicitante (que abre as solicitações; no caso, colaboradores). Como o solicitante pode acessar a ferramenta via browser, ele não consome licenças, o que ajuda a aumentar o custo-benefício da ferramenta.

Automação e Integração – Usando RPA no Jira Service Management

Por meio de RPA, Marissa e sua equipe conseguiram automatizar diversos processos; além disso, fizeram integração com outros softwares (outro benefício do Jira Service Management), de modo a aproveitar parte da estrutura que já vinha sendo usada. “O próximo passo envolve automatizar ainda mais processos e customizar a ferramenta para tornar a experiência dos usuários ainda melhor”, destaca.

O Jira Service Management pode ser a solução de que a sua empresa precisa para ter mais agilidade no atendimento de demandas internas e externas. A Prime Control é parceira Atlassian, pode te ajudar nessa implementação e trazer grandes resultados. Entre em contato com um de nossos especialistas!

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