AUTOMATIZE SEU CONTAS A PAGAR

O controle de pagamentos é uma rotina comum em diversas indústrias, construtoras e varejistas. Devido ao grande volume de compras, era necessário um grande volume de pessoas para processar as notas fiscais dos fornecedores e lançar os registros de pagamento e estoque.

É muito comum ocorrerem erros no lançamento de contas a pagar, como o não preenchimento de campos, digitação incorreta e divergências de informações entre sistemas internos e externos. Quando ocorrem, esses erros provocam retrabalhos e atrasos.

A automatização do contas a pagar pode resolver esse problema de forma simples e bastante rápida. Um robô pode facilmente assumir essa rotina e executá-la com excelência, sem pausas, centenas ou milhares de vezes ao dia.

PROCESSO AUTOMATIZADO DE CONTAS A PAGAR

O fluxograma abaixo ilustra o processo automatizado de contas a pagar, realizado por um robô:

Por exemplo, é possível validar todos os dados nos websites governamentais, como Receita Federal e Sintegra, Simples nacional, CPOM, entre outros.

AS VANTAGENS DE USAR ROBÔS

Automatizar seu processo de contas a pagar, bem como outras tarefas repetitivas, gera muitas vantagens para sua equipe e sua empresa. Conheça as principais:

ACURACIDADE DAS OPERAÇÕES FINANCEIRAS

Robôs produzem dados consistentes. Seus relatórios gerenciais serão mais confiáveis, com números precisos.

REDUÇÃO DO TEMPO DE EXECUÇÃO

Você terá mais agilidade. Um robô pode fazer em minutos, o que pessoas levam vários dias.

ORGANIZAÇÃO E REDUÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS

Um robô é mais confiável para organiza os documentos digitais, como boletos e notas fiscais. Os dados ficarão mais organizado e centralizados.

REDUÇÃO DE CUSTO

Robôs são acessíveis e podem absorver tarefas de toda a empresa.

REDUÇÃO DE ERROS

Um robô faz com perfeição mesmo tarefas longas e complicadas, podendo inclusive conciliar números.

REDUÇÃO DE RISCOS

Com menos erros, suas operações financeiras terão mais confiabilidade. Menos erros geram menos risco para seus negócios, para sua marca e seus colaboradores.

LIBERAÇÃO DE PESSOAS

Deixe as tarefas repetitivas para os robôs e liberte as pessoas para as tarefas que exigem criatividade.

GANHO DE PERFORMANCE

O cadastro de fornecedores automatizado pode ser feito instantaneamente, centenas ou milhares de vezes ao dia.

ROI PREVISÍVEL E MENSURÁVEL

É fácil prever e mensurar os benefícios da implantação de robôs na automatização do cadastro de fornecedores. Você saberá o ROI antes de fazer qualquer investimento. As vantagens são percebidas instantaneamente e ficam evidentes nos relatórios.

COMO OS ROBÔS FUNCIONAM

Os robôs são programas que operam um computador ou um smartphone exatamente como as pessoas fazem: com comandos de toque, mouse e teclado.

Eles são capazes de obter dados de praticamente qualquer lugar: e-mails, planilhas, PDFs, websites, APIs, etc. Eles também podem operar qualquer sistema, como ERPs, CRMs, agendas, Excel, formulários web, entre outros. Os robôs também podem ser executados em qualquer plataforma, como por exemplo Windows, DOS, Linux, Android, iOS.

Robôs são 100% compatíveis com os ERPs: Totvs, SAP, Conta Azul, Omie, Sage, Alterdata, entre outros.

COMO IMPLANTAR ROBÔS NO CONTAS A PAGAR

É muito acessível automatizar seu processo de contas a pagar. Em poucos dias, um robô está operando em sua equipe e tornará tudo muito mais simples.

As principais etapas de implantação são as seguintes:

Mapeamento do processo atual
Habilitação de ambiente para operação do robô
Habilitação de acessos para o robô
Criação do script de automação
Testes e entrega

Após a entrega, será importante monitorar o robô para assegurar seu funcionamento ininterrupto. Por isso, são criados mecanismos de alerta e monitoramento para garantir que seu processo não seja interrompido.

CASES DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS

A Prime Control possui grande expertise na automação de processos. Utilizamos tecnologias acessíveis e atualizadas. Conheça nossos cases de automação de processos:

CASE 1

Uma empresa que produz materiais de ensino e sistema de educação...

Anualmente precisa enviar uma lista de alunos para pesquisas realizadas pelo MEC. Os dados precisam bater com o SEFAZ, não podendo haver divergências. Manualmente, a empresa consultava o CPF de cada um dos seus 29.000 alunos na Receita Federal e, se houvesse divergência, corrigia os dados.

Esse processo manual levava cerca de 30 dias trabalho e estava sujeito a erros.

Criamos um robô que consulta o CPF do aluno na Receita Federal e atualiza os dados dos alunos em uma planilha. A automação foi feita 100% através de APIs.

O robô faz todo o trabalho em menos de 12 horas, sem erros, gerando economia de tempo e custos.

CASE 2

Uma empresa startup da área de contabilidade...

Para realizar a abertura de uma nova empresa, é necessário fazer um cadastro na Receita Federal. Manualmente, a equipe consultava a aprovação de cerca de 500 cadastros e atualiza um sistema de controle.

Essa rotina era realizada uma vez por dia.

Criamos um robô que consulta as empresas que estão aguardando a aprovação do cadastro, consulta o status na Receita Federal e atualiza os sistemas de acordo com o status. Essa rotina é realizada duas vezes ao dia, gerando uma resposta mais rápida da equipe para mudanças de status.

Mesmo com a ausência de APIs em alguns sistemas, os robôs extraem as informações das interfaces de usuário. Estima-se um ganho de 60% no tempo do processo, além do ganho no tempo de resposta ao cliente.

CASE 3

Aprovação de reembolsos em uma operadora de convênio médico...

Um analista realizava uma operação complexa, envolvendo importação de arquivos, conferência de protocolos, análise de 40 a 50 condições para decidir pela aprovação ou recusa do pedido de reembolso.

São em média 500 pedidos de reembolso por dia, gerando um grande gargalo para o processo de pagamento.

O cliente já usava robôs criados com uma ferramenta comercial de RPA, porém sua performance era lenta. Parte do processo ainda era feita manualmente. Tudo isso com um custo altíssimo de licenças e manutenções.

Escrevemos um robô que faz o mesmo processo, mas de ponta a ponta. E então realizamos um benchmarking entre eles.

Desenvolvemos um robô utilizando o Robot Framework e Python, solução sem custo de licença e extremamente flexível, funcionando com diversos tipos de ambientes e tecnologias.

O processo que anteriormente levava mais de 4 minutos e não executava todas as etapas, agora passou a executar em pouco mais de 1 minuto, de maneira integral.