Procedimentos complicados, cobrança por resultados a curto prazo, longas esperas no atendimento de suporte, limitação de orçamento ou na disponibilidade de aplicativos: muitos são os motivos que fazem com que outros setores façam a aquisição de serviços ou a utilização de softwares sem a autorização do departamento de TI – e consequentemente do gestor.

Esse comportamento é um movimento crescente e é conhecido como Shadow IT, ou TI Invisível, em português. Muitas vezes, esse fenômeno acontece pela falta de infraestrutura do setor de TI em atender plenamente as demandas dos diferentes setores. Assim, o Shadow IT acaba sendo encarado como uma solução alternativa por meio do uso de um software em nuvem.

Apesar de ser uma prática comum, o descontrole no gerenciamento desses dispositivos pode trazer sérios riscos à empresa. Por isso, vamos esclarecer o que é o Shadow IT e como sua empresa pode lidar com isso para evitar problemas.

O que é e quando isso acontece?

Como citamos acima, o Shadow IT nada mais é do que o uso de algum serviço baseado em nuvem sem o conhecimento da empresa. Na prática, isso acontece quando é feita a utilização de softwares ou dispositivos sem o controle dos profissionais do setor de TI. O maior risco é que esses programas podem acabar manipulando dados da empresa.

E você pode estar se perguntando: mas é preciso ter a aprovação prévia e controle de programas por meio da TI? A resposta é: sim. Aplicativos de gerenciamento de tarefas, agenda e projetos, por exemplo, que auxiliam o profissional do dia a dia do trabalho, já podem apresentar algum tipo de prejuízo à organização.

Esse movimento é cada vez mais comum, principalmente devido à digitalização dos negócios e o uso mais frequente de dispositivos pessoais como smartphones para o trabalho. Com isso, o usuário possui cada vez mais poder para executar processos de Shadow IT. O colaborador acaba optando por esse comportamento pois tem o amplo acesso a tutoriais, cursos online e uma série de materiais que ensinam a inserir a tecnologia em seu dia a dia.

O risco invisível

Os problemas do Shadow IT estão, basicamente, relacionados aos dados da empresa. Um deles é a falta de registro de produção. Esse uso de programas ou dispositivos pode colocar boa parte da operação da sua empresa à sombra de um registro oficial do que está sendo feito. Assim, não é contabilizado o investimento e consequentemente pode criar uma discrepância nos resultados, o que dificulta a identificação de estratégias.

Outro problema é a questão da segurança. Novos programas desconhecidos podem comprometer a segurança da informação que são causados pelas conhecidas “gambiarras”. Softwares não registrados e sem compliance podem causar impactos em todos os setores da empresa.

Sem o controle da utilização de programas, a empresa fica sem monitorar e validar licenças de softwares. Isso pode resultar em um processo e multas, além de abrir brechas para ataques externos.

Como evitar o Shadow IT

Se a prática do Shadow IT está acontecendo em sua empresa, não se desespere. Algumas práticas podem minimizar este comportamento.

Restrinja o acesso: apesar de não ser tão bem aceita pelos colaboradores, pode evitar casos de Shadow IT. Ao restringir o acesso a aplicações de terceiros, você garante que só possam ser utilizados os softwares devidamente autorizados.

Política de segurança clara: não é à toa que a comunicação é um dos pontos que geram maiores problemas para as organizações. Por isso, garanta que todos da empresa conheçam e entendam os riscos de utilizar soluções que não passam pelo critério da TI. Esclareça que a segurança da informação é um dos pontos mais críticos para proteger a empresa contra ataques cibernéticos. Faça campanhas internas e reforce a importância disso.

Faça um bom monitoramento: sem monitoramento não há controle do departamento de TI. Isso inclui identificar dispositivos que estejam interagindo com softwares e programas não autorizados. Dessa forma, será mais rápido encontrar esse tipo de comportamento.

Gerencie o BYOD (Bring Your Own Device): o BYOD pode ser uma fonte bastante perigosa para o Shadow IT. Crie regras de gerenciamento eficientes nos dispositivos. Ter um programa de monitoramento pode auxiliar a ter o total controle.

Apesar de ser um ponto de atenção, o Shadow IT também mostra um movimento cada vez mais comum: a busca pela inovação e a iniciativa de alguns colaboradores. Por isso, use isso a favor do seu negócio. Busque o equilíbrio entre a segurança e a flexibilidade. Essa pode ser a saída para lidar com o Shadow IT e trazer mais resultados para a sua empresa.